Time management – 3 Μοντέρνα Εργαλεία Οργάνωσης

Η καλή οργάνωση απασχολούσε πάντα τους ανθρώπους.

Οι προϊστορικοί πρόγονοί μας έπρεπε να βρουν αποτελεσματικούς τρόπους για να συγκεντρώσουν και να διανείμουν την τροφή. Οι αρχαίοι Αιγύπτιοι χρησιμοποιούσαν τη σκιά από τους ψηλούς οβελίσκους για να χωρίζουν τη μέρα σε διαστήματα. Πηλός, υφάσματα και μέταλα αποτελούσαν τρόπους καταγραφής και οργάνωσης.

Πλέον, υπάρχουν στη διάθεσή μας ψηφιακά εργαλεία και εκλεπτυσμένες μεθοδολογίες για αυτόν τον σκοπό.

Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε απαντήσεις στα ερωτήματα:

  • Ποια μοντερνα εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν σε θέματα οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου;
  • Τι είναι η εφαρμογή Forrest; Πώς βοηθά στη συγκέντρωση του νου και τη μείωση της αναβλητικότητας;
  • Με ποιο τρόπο μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση έργων η εφαρμογή Trello;
  • Πώς λειτουργεί η μεθοδολογία στοχοθεσίας OKR;

Forrest: τα δέντρα που βοηθούν στη συγκέντρωση

Η ενδιαφέρουσα εφαρμογή FORREST δημιουργήθηκε για να βοηθήσει στη συγκέντρωση το μυαλού. Εκπαιδεύει τους χρήστες να απέχουν από τις ηλεκτρονικές συσκευές τους, φυτεύοντας δέντρα -εικονικά- στις συσκευές και -πραγματικά- στον πλανήτη. Έχουν ήδη φυτευτεί πάνω από 1,086,013 αληθινά δέντρα.

Έχει πλέον αποδειχτεί η κακή επίδραση του multitasking στην προσωπική οργάνωσή μας. Αντιθέτως, αυτό που μας κάνει παραγωγικούς είναι η εστίαση – ή όπως ονομάζεται τα τελευταία χρόνια, το deepthinking.

Η εφαρμογή λειτουργεί ως εξής:

  • Ορίζετε το χρονικό διάστημα στο οποίο θέλετε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι (π.χ. 10, 20 κ.ο.κ. λεπτά).
  • Η εφαρμογή ξεκινά να φυτεύει το εικονικό δέντρο σας.
  • Αν δεν καταφέρετε να κρατήσετε την “υπόσχεσή” σας και επιχειρήσετε να σερφάρετε στο κινητό σας, το εικονικό δέντρο σας δεν θα ζήσει (βεβαίως, κάποια δευτερόλεπτα χρήσης της συσκευής επιτρέπονται).
  • Αν καταφέρετε, όμως, πράγματι να μη χρησιμοποιήσετε τη συσκευή σας όσο το δέντρο μεγαλώνει, η εφαρμογή σάς ανταμείβει με εικονικά νομίσματα.
  • Οταν συγκεντρώσετε έναν αριθμό εικονικών νομισμάτων, μπορείτε να επιλέξετε να φυτευτεί ένα αληθινό δέντρο εκ μέρους σας κάπου στον πλανήτη.

Δωρεάν έκδοση της εφαρμογής εδώ: Forest – Stay focused, be present (forestapp.cc)

Trello: ένα εξαιρετικά εύχρηστο εργαλείο συνεργασίας

Η εφαρμογή TRELLO αποτελεί έναν εύκολο, δωρεάν και ευέλικτο τρόπο για να διαχειριστείτε τα έργα σας και να οργανώσετε οτιδήποτε. Από δουλειές του σπιτιού μέχρι πολύπλοκα επαγγελματικά project. Ταυτόχρονα, αποτελεί ένα αποτελεσματικό εργαλείο συνεργασίας.

Το μεγάλο πλεονέκτημα της εφαρμογής είναι η ευχρηστία της. Οπτικά (δηλαδή και μόνο βλέποντας το περιβάλλον του Trello) μπορείτε να καταλάβετε ακριβώς τι χρειάζεται να κάνετε.

Η εφαρμογή λειτουργεί ως εξής:

  • Φτιάχνετε “λίστες” (λίστα σημαίνει: γενική κατηγορία, π.χ. “To Do”).
  • Δημιουργείτε “κάρτες” (κάρτα σημαίνει: task) κάτω από κάθε λίστα.
  • Ρυθμίζετε χρήσιμες παραμέτρους σε κάθε κάρτα (π.χ. Due Date, Description, κλπ).
  • Μεταφέρετε με drag and drop τις κάρτες σε άλλη λίστα (π.χ. από τη λίστα “To Do” στη λίστα “Doing”).
  • Γενικά: τροποποιείτε, διαγράφετε, επαναφέρετε, αντιγράφετε κ.λ.π. τις κάρτες και τις λίστες πολύ εύκολα.
  • Μπορείτε να προσθέσετε πολλά επιπλέον features (όπως Gantt charts, σύνδεση με Dropbox, custom fields, κ.ά.).
  • Η εφαρμογή είναι προσβάσιμη από υπολογιστή και από κινητό, κάτι που προσδίδει ιδιαίτερη ευελιξία.

Δωρεάν έκδοση του εργαλείου εδώ: About | What is Trello?

Scheduling in Trello

OKR: στοχοθεσία όπως την κάνει η Google

Η μεθοδολογία OKR χρησιμοποιείται για τη στοχοθεσία. Από τα χρόνια του εμπνευστή της Andrew Grove (ο θρυλικός CEO της Intel) μέχρι το έργο του σύγχρονου “ευαγγελιστή” της John Doerr, η μεθοδολογία αυτή έχει στηρίξει εταιρείες όπως: Google, Amazon, Dropbox, Microsoft, LinkedIn, Uber, Samsung, και πλήθος άλλων.

Μοιάζει σε ένα σημείο της με τη στοχοθεσία S.M.A.R.T., μοιράζεται κοινά στοιχεία με το πλαίσιο Scrum, ωστόσο είναι κάτι διαφορετικό, και ίσως πιο ολιστικό. Ενδεχομένως, εκεί να βρίσκεται και το κλειδί της μεγάλης επιτυχίας της μεθοδολογίας OKR.

Η μεθοδολογία λειτουργεί ως εξής:

  • O=OBJECTIVE, δηλαδή τι πρέπει να επιτευχθεί.
  • KR=KEY RESULT, δηλαδή πώς θα επιτευχθεί το objective.
  • Θέτετε τα βασικά Objectives της επόμενης περιόδου (συχνά, το έτος χωρίζεται σε 4 τρίμηνα για τους σκοπούς της μεθοδολογίας).
  • Ορίζετε τα Key Results που θα σας οδηγήσουν στην επίτευξη των Objectives.
  • Τα Key Results ακολουθούν τη λογική της S.M.A.R.T. στοχοθεσίας.
  • Βαθμολογείτε την επιτυχία που είχε κάθε KR, και συνεπακόλουθα τα Objectives συνολικά.
  • Αξιολογείτε, αναπροσαρμόζετε, βάζετε φιλόδοξους στόχους και εστιάζετε σε ό,τι είναι σημαντικό για να τους πετύχετε.

Δωρεάν συμβουλές και συμμετοχή σε community εδώ: What Matters: OKR Online Course: Getting Started With OKRs 101

What Is the OKR Framework? How It All Started
Πηγή infographic: How to Use the OKR Framework to Reach Your Life Goals (intuit.com)

Key Takeaways

Η καλή Διαχείριση Χρόνου χρειάζεται τα κατάλληλα εργαλεία.

Αν θέλετε να βελτιώσετε την ικανότητα συγκέντρωσής σας και να εμποδίσετε το φαινόμενο της αναβλητικότητας, δοκιμάστε την εφαρμογή FORREST.

Αν θέλετε να διαχειριστείτε με αποτελεσματικότητα μικρά ή μεγάλα έργα, αλλά και να οργανωθείτε καλύτερα με τους συνεργάτες σας δοκιμάστε το TRELLO.

Αν θέλετε να θέσετε στόχους που θα σας φτάσουν όσο ψηλά επιθυμείτε, δοκιμάστε τη μεθοδολογία OKR.


Στην Game Tree, προσφέρουμε εμπειρίες μάθησης πέρα από το συνηθισμένο.

Σχεδιάζουμε και υλοποιούμε customized προγράμματα εκπαίδευσης για στελέχη επιχειρήσεων, αξιοποιώντας τη βιωματική μάθηση και το εκπαιδευτικό παιχνίδι.

Περισσότερες πληροφορίες για τις υπηρεσίες μας μπορείτε να βρείτε εδώ.

Τι θα βρείτε εδώ

Αρθρογραφία που έχει δημιουργήσει η ομάδα της Game Tree και νέα από τη δραστηριότητα μας και τον χώρο της ενδοεπιχειρησιακής εκπαίδευσης και του πεδίου της εκπαίδευσης ενηλίκων.

Κατηγορίες