Αποτελεσματικό Feedback – Η Απόλυτη Δεξιότητα ενός Ηγέτη

Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση (effective feedback) είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία της δουλειάς ενός ηγέτη, οποιασδήποτε βαθμίδας και εμπειρίας. Και δεν είναι κάτι εύκολο, καθώς ισορροπεί ανάμεσα στη διατήρηση της καλής σχέσης και στη σωστή μετάδοση του όποιου (ενδεχομένως δύσκολου) μηνύματος.

Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε απαντήσεις στα ερωτήματα:

  • Τι είναι το το αποτελεσματικό feedback;
  • Πότε διενεργείται μια συνάντηση feedback;
  • Πώς γίνεται μια συνάντηση feedback;
  • Ποια soft skills συμβάλλουν στο feedback;
  • Ποια οφέλη επιφέρει η διαδικασία;
  • Ποια είναι τα συχνά λάθη στο feedback;

Τι είναι το αποτελεσματικό feedback

Το feedback δεν είναι τίποτα παραπάνω από μια συζήτηση μεταξύ δύο συνεργατών. Συνήθως, μεταξύ προϊστάμενου και υφιστάμενου. Για να καταστεί αποτελεσματικό το feedback, ομως, αυτή η συζήτηση πρέπει να είναι καλή. Και τι σημαίνει άραγε “καλή”;

Η συζήτηση ανατροφοδότησης, πρέπει στο τέλος της ημέρας, να ενισχύει τις θετικές συμπεριφορές που συμβάλλουν στην απόδοση του εργαζόμενου και να εξαλείφει τις αρνητικές συμπεριφορές που μπορούν να μειώσουν την απόδοση. Θυμηθείτε ότι ο καθένας, σε κάποιο σημείο, περνάει δύσκολες στιγμές που μπορεί να επηρεάζουν την απόδοσή του. Εάν στη συζήτηση ανατροφοδότησης διερευνήσετε τι οδήγησε τον συνεργάτη σας να ενεργήσει με έναν συγκεκριμένο τρόπο, πιθανώς θα διαπιστώσετε ότι είστε σε θέση να φέρετε καλοσύνη και ενσυναίσθηση στη συνομιλία.

Μια ορθή νοοτροπία, ως προς τη φιλοσοφία της εποικοδομητικής ανατροφοδότησης είναι η εξής:

Αντί να βλέπετε τη συνάντηση feedback ως άλλη μια εργασιακή υποχρεώση, δείτε αυτή τη συνομιλία ως μια πολύτιμη ευκαιρία για να συνδεθείτε με έναν συνεργάτη σας.

Πότε διενεργείται μια συνάντηση feedback

Συνήθεις ευκαιρίες για εποικοδομητική ανατροφοδότηση είναι:

  • On-the-spot-feedback (δηλαδή μια έκτακτη συζήτηση λόγω ενός γεγονότος που συνέβη)
  • One-on-One (μια προγραμματισμένη συζήτηση που λαμβάνει χώρα με περιοδικότητα)
  • Performance Review (η συγκυρία της αξιολόγησης απόδοσης που είναι συνήθως ετήσια – και γενικώς όχι συχνή)

Το περιεχόμενο της συζήτησης feedback μπορεί να αφορά σε:

  • Θέματα απόδοσης στην εργασία
  • Θέματα συμπεριφοράς που χρειάζεται να αλλάξουν
  • Θέματα επαγγελματικής εξέλιξης στον οργανισμό (το λεγόμενο “Career Feedback”, που εστιάζει για παράδειγμα σε leadership skills)
  • Θέματα προσωπικά που συνδέονται με την εργασία και άρα έχουν χώρο σε μια συζήτηση ανατροφοδότησης

Για να έχει νόημα ο θεσμός της εποικοδομητικής ανατροφοδότησης πρέπει να επενδύεται επαρκής χρόνος σε μια σειρά συναντήσεων. Αυτός είναι και ο λόγος που μια ανατροφοδότηση κατά την ετήσια αξολόγηση του εργαζόμενου δεν έχει και πολύ νόημα.

Πώς γίνεται στην πράξη

Το πιο γνωστό μοντέλο για τη διενέργεια ενός effective feedback είναι το SBI-I Model που έχει αναπτυχθεί από το Center for Creative Leadership. Αποτελεί ακρωνύμιο των ενεργειών που εμπεριέχει και είναι οι εξής:

Situation. (=κατάσταση) Περιγράψτε τη συγκεκριμένη κατάσταση που έχει συμβεί ώστε το περιεχόμενο της συζήτησης να είναι ξεκάθαρο και συγκεκριμένο

Behavior. (=συμπεριφορά) Περιγράψτε την πραγματική και παρατηρήσιμη συμπεριφορά που εσείς έχετε δει και θέλετε να φέρετε στο τραπέζι

Impact. (=επίδραση) Περιγράψτε την επίδραση της συμπεριφοράς του ατόμου σε εσάς, την ομάδα, τον οργανισμό

Intent. (=πρόθεση) Ρωτήστε και συζητήστε για την πρωταρχική πρόθεση που είχε το άτομο και επέλεξε τη συγκεκριμένη συμπεριφορά

Ακολουθούν μερικές συμβουλές που οδηγούν σε ποιοτικότερες συζητήσεις ανατροφοδότησης:

  • Πιθανότατα, η συζήτηση θα πάει καλύτερα αν η προσέγγισή σας είναι θετική και εστιάζεται στη βελτίωση. Αυτό δεν σημαίνει, βέβαια, ότι τα σχόλια πρέπει πάντα να είναι “καλά”, ωστόσο πρέπει να είναι δίκαια και ισορροπημένα. Εάν η κατάσταση είναι πολύ συναισθηματική, περιμένετε μέχρι να ηρεμήσουν τα πνεύματα, προτού προχωρήσετε με την ανατροφοδότηση.
  • Διαμορφώστε ένα ασφαλές μέρος για να μιλήσετε, όπου θα είστε οι δυο σας και δεν θα υπάρχουν διακοπές. Οι τακτικές, προγραμματισμένες συναντήσεις ανατροφοδότησης είναι αποτελεσματικές για την ανάπτυξη των εργαζομένων. Ωστόσο, αντιμετωπίστε τυχόν έκτακτα ζητήματα που προκύπτουν, κοντά στον χρόνο που προκύπτουν.
  • Προετοιμάστε τα σχόλιά σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να παραμείνετε στον σωστό δρόμο και να επιμείνετε στα ζητήματα. Να είστε συγκεκριμένοι. Εστιάστε σε ένα συμβάν κάθε φορά και βεβαιωθείτε ότι όλα όσα αναφέρετε σχετίζονται με την περίοδο που συζητάτε.
  • Μιλήσετε στο α’ ενικό πρόσωπο. Πείτε, για παράδειγμα “Πληγώθηκα όταν επέκρινες την έκθεσή μου μπροστά στον πελάτη” και όχι “Ήταν αναίσθητο εκ μέρους σου να επικρίνεις την έκθεσή μου μπροστά στον πελάτη”.
  • Εάν έχετε προσωπικές διαφορές με ένα άτομο, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να ξεπεράσετε τις διαφορές σας προτού κάνετε μια συζήτηση αντροφοδότησης. Εάν αυτό που θα συζητήσετε αποτελεί μια μεγάλη πρόκληση για το άλλο άτομο, προσφέρετε προτάσεις και βοήθεια.

Ο σκοπός της ανατροφοδότησης είναι η βελτίωση της απόδοσης. Παρακολουθήστε εάν θα συμβεί αυτό, και κάντε όσες συζητήσεις χρειαστούν. Το monitoring είναι πολύ σημαντικό στάδιο του αποτελεσματικού feedback.

Τα soft skills της καλής ανατροφοδότησης

Οργάνωση

Τηρείστε ένα προσωπικό ημερολόγιο στο οποίο θα γράφετε λεπτομέρειες για τα συμβάντα. Αυτό θα σας βοηθήσει να είστε ακριβείς και δίκαιοι, αλλά και να έχετε μια καλή εικόνα για το πόσος χρόνος μεσολάβησε μέχρι να θίξετε το θέμα (θυμηθείτε, δεν πρέπει να είναι πολύς).

Ενεργητική ακρόαση

Ίσως, η πιο σημαντική ικανότητα σε μια συζήτηση ανατροφοδότησης. Αν εφαρμοστεί σωστά, “ξεκλειδώνει” τους συνομιλητές και θέτει τις βάσεις για μια ποιοτική κουβέντα στην οποία θα ειπωθούν πράγματα με ειλικρίνεια και καλή διάθεση.

Ενσυναίσθηση

Αναφέροντας αυτόν τον όρο, μιλάμε για μια βαθιά επικοινωνιακή διαδικασία, μέσα από την οποία, προσπαθούμε να αισθανθούμε τι πραγματικά λέει και τι θέλει να μας πει ο συνομιλητής, τα κίνητρα, τις επιθυμίες του, καθώς και τους λόγους για τους οποίους συμπεριφέρεται, όπως συμπεριφέρεται.

Δυναμική συμπεριφορά (Assertiveness)

Αυτή η έννοια θέλει προσοχή, καθώς συχνά παρερμηνεύεται. Δυναμική συμπεριφορά σημαίνει να σέβομαι τον εαυτό μου, ενόσω σέβομαι και την άλλη πλευρά. Άρα, στη συνάντηση ανατροφοδότησης, ούτε επιβάλλομαι, ούτε αποσύρομαι όταν δυσκολεύομαι. Αντιθέτως, επιχειρώ μέσα από ενεργητική ακρόαση, ενσυναίσθηση και επιχειρηματολογία, να βρω (από κοινού με τον συνεργάτη) την ισορροπία που θα οδηγήσει σε καλύτερα αποτελέσματα.

Εξωλεκτική επικοινωνία (γλώσσα σώματος)

Η γλώσσα του σώματός μας θέλει ιδιαίτερη προσοχή καθώς δίνουμε feedback. Για παράδειγμα, ένα χαμόγελο που αποπνέει ζεστασιά και καλή θέληση, μια ηρεμία στην οπτική επαφή και τον τόνο της φωνής, μπορούν πραγματικά να κάνουν τη διαφορά.

Ακόμα και αν έχετε την καλύτερη πρόθεση στον κόσμο, μια συνάντηση ανατροφοδότησης μπορεί να αποβεί καταστροφική, εάν δεν ελέγξετε τη γλώσσα σώματός σας, ώστε να μην περάσει λανθασμένα μηνύματα.

Τα οφέλη του καλού feedback

Είναι πραγματικά πολλά τα οφέλη που μπορεί να φέρει σε μια ομάδα και μια επιχείρηση η σωστή εφαρμογή της εποικοδομητικής ανατροφοδότησης. Ανάμεσα σε αυτά βρίσκονται η αποτελεσματικότερη επικοινωνία, η αύξηση της εμπιστοσύνης, η διαμόρφωση κουλτούρας προσωπικού αναστοχασμού, η ενδυνάμωση της αυτολογοδοσίας και η αφύπνιση της προσωπικής ευθύνης (accountability).

Η σωστή ανατροφοδότηση, σύμφωνα με έρευνα της Amy Edmondson του Χάρβαρντ, συντελείται όταν οι διευθυντές είναι ταπεινοί και ενθαρρύνουν το προσωπικό τους να μιλήσει ή να ζητήσει βοήθεια. Η ψυχολογική ασφάλεια βελτιώνει τόσο τη μάθηση όσο και την απόδοση. Το πιο σημαντικό είναι πως η αίσθηση ασφάλειας στον χώρο εργασίας βοηθά στην ενθάρρυνση του πνεύματος πειραματισμού, κάτι πολύ κρίσιμο για την καινοτομία.

Συχνά λάθη κατά το feedback

Λάθος # 1: Μην βλέπετε στο feedback σαν μια ευκαιρία για κριτική.

Λάθος # 2: Αποφύγετε τις γενικευμένες, κλισέ φράσεις και προσαρμόστε τα λόγια σας στον συγκεκριμένο άνθρωπο και στη συγκεκριμένη κατάσταση.

Λάθος # 3: Αποφύγετε την αναφορά του ονόματος τρίτου μέρους στη συζήτηση (πχ “μαθαίνω ότι…”). Το μόνο που θα καταφέρετε είναι να αναρωτιέται ο συνεργάτης σας γιατί οι άλλοι μιλούν για τέτοια θέματα από την πλάτη του, και γιατί εσείς το ενισχύετε.

Λάθος # 4: Μην αναλώνεστε στην τεχνική “σάντουιτς”.

Λάθος # 5: Aποφύγετε απόλυτες λέξεις όπως “πάντα” και “ποτέ”, γιατί έχουν την ικανότητα να θέτουν τους ανθρώπους σε άμυνα.

Λάθος # 6: Μην κάνετε “ψυχανάλυση” στον συνεργάτη σας, δεν είναι δική σας δουλειά, και μάλλον δεν έχετε τα ανάλογα προσόντα.

Λάθος # 7: Μην πολυλογείτε, καθώς οι άνθρωποι χρειάζονται χρόνο για να επεξεργαστούν τις πληροφορίες που έχουν λάβει.

Λάθος # 8: Μην μαλώσετε με τον συνεργάτη σας. Εάν έχετε φτάσει σε αυτό σημείο, κάτι δεν πήγαινε καλά εδώ και καιρό και η συνάντηση feedback δεν μπορεί να σώσει την κατάσταση.

Λάθος # 9: Προσέξτε πολύ με το χιούμορ καθώς μπορεί, αντί να σπάσει τον πάγο, να δημιουργήσει παρεξηγήσεις.

Λάθος # 10: Μην κάνετε μόνο ερωτήσεις – πείτε και την γνώμη σας όταν θα έρθει η ώρα, με τον σωστό τρόπο, βέβαια.

Είναι πολύ σύνηθες, έμπειρα στελέχη να κάνουν μικρά ή μεγάλα λάθη κατά την ανατροφοδότηση που δίνουν. Αυτό είναι φυσιολογικό. Μια καλή πρακτική είναι, μετά από τη συζήτηση, να αναστοχαστείτε για τη δική σας απόδοση, ώστε να μειώσετε την επαναληψιμότητα των λαθών.

Key Takeaways

Δείτε την εποικοδομητική ανατροφοδότηση ως μια πολύτιμη ευκαιρία για να συνδεθείτε με έναν συνεργάτη σας.

Επενδύστε επαρκή χρόνο σε μια σειρά από συναντήσεις ανατροφοδότησης.

Κάντε monitoring της εξέλιξης του συνεργάτη σας και αξιολογήστε αν πρέπει να αλλάξετε κάτι.

Πηγαίνετε οργανωμένοι στη συνάντηση, δείξτε ενσυναίσθηση και διαχειριστείτε τα εξωλεκτικά στοιχεία σας.

Μην αποθαρρύνεστε από τυχόν λάθη στα οποία μπορεί να υποπέσετε. Δείτε τα σαν μια ευκαιρία για βελτίωση της πρακτικής σας.


Στην Game Tree, προσφέρουμε εμπειρίες μάθησης πέρα από το συνηθισμένο.

Σχεδιάζουμε και υλοποιούμε customized προγράμματα εκπαίδευσης για στελέχη επιχειρήσεων, αξιοποιώντας τη βιωματική μάθηση και το εκπαιδευτικό παιχνίδι.

Περισσότερες πληροφορίες για τις υπηρεσίες μας μπορείτε να βρείτε εδώ.

Τι θα βρείτε εδώ

Αρθρογραφία που έχει δημιουργήσει η ομάδα της Game Tree και νέα από τη δραστηριότητα μας και τον χώρο της ενδοεπιχειρησιακής εκπαίδευσης και του πεδίου της εκπαίδευσης ενηλίκων.

Κατηγορίες

Συνεχίζοντας να χρησιμοποιείτε την ιστοσελίδα, συμφωνείτε με τη χρήση των cookies. Περισσότερες πληροφορίες.

Οι ρυθμίσεις των cookies σε αυτή την ιστοσελίδα έχουν οριστεί σε "αποδοχή cookies" για να σας δώσουμε την καλύτερη δυνατή εμπειρία περιήγησης. Εάν συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτή την ιστοσελίδα χωρίς να αλλάξετε τις ρυθμίσεις των cookies σας ή κάνετε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο" παρακάτω τότε συναινείτε σε αυτό.

Κλείσιμο