Τηλεργασία και σωστή Διαχείριση Χρόνου

Είστε εν μέσω μιας τηλεδιάσκεψης, ενώ ταυτόχρονα ψιθυρίζετε οδηγίες στο παιδί σας που παρακολουθεί τηλεκπαίδευση, και την ίδια ώρα αναρωτιέστε αν πρέπει να ανακατέψετε το φαγητό στην κατσαρόλα; Η σωστή διαχείριση χρόνου περνάει κριση;

Πάρτε μια βαθιά ανάσα και σκεφτείτε ότι δεν είστε οι μόνοι, ούτε μόνοι.

Εδώ και αρκετούς μήνες τα όρια μεταξύ “γραφείου”, σπιτιού και φροντίδας των παιδιών είναι πιο ασαφή από ποτέ – ίσως και να μην υπάρχουν. Συγχρόνως, οι ευκαιρίες για προσωπική χαλάρωση έχουν μειωθεί δραστικά.

Μπορούν τα πράγματα να γίνουν χειρότερα; Πιθανώς. Μπορούν, όμως, να γίνουν καλύτερα; Σίγουρα!

Η καλή διαχείριση χρόνου βοηθά σε αυτούς τους ιδιαίτερους καιρούς και είναι ένα αναντικατάστατο εργαλείο στα χέρια μας.

Τα οφέλη και οι προκλήσεις της τηλεργασίας

Καταρχάς, ας κάνουμε μια σύντομη παράθεση των δεδομένων που έχουμε για την τηλεργασία.

Υπάρχει η θετική πλευρά της τηλεργασίας: η κίνηση στους δρόμους δεν μας απασχολεί πια, ο θόρυβος του χώρου εργασίας απουσιάζει, και βεβαίως, έχουμε την ευκαιρία να συναναστραφούμε περισσότερο με τα παιδιά μας, το έτερον ήμισυ και τους κατοικίδιους φίλους μας.

Ωστόσο, η τηλεργασία εν μέσω Covid-19 συνοδεύεται από απομόνωση, άγχος, μειωμένο εργασιακό κίνητρο και αποξένωση από τους συνεργάτες μας.

Όπως συμβαίνει με την αντιμετώπιση κάθε πρόκλησης στη ζωή, όλα ξεκινούν από μια καλή στρατηγική. Και μετά χρειάζεται συνέπεια στην υλοποίησή της.

Και τότε, ναι, τα πράγματα μπορούν να γίνουν καλύτερα.

10 συμβουλές για καλή διαχείριση χρόνου όταν δουλεύουμε από το σπίτι

Όπως έχουμε αναφέρει και παλιότερα, η διαχείριση χρόνου είναι πρακτικά διαχείριση ζωής. Δεν είναι, λοιπόν, τυχαίο ότι τους τελευταίους μήνες έχει αναπτυχθεί, διεθνώς, ευρύτατη αρθρογραφία αναφορικά με το θέμα της οργάνωσής μας όταν δουλεύουμε από το σπίτι. Εξειδικευμένοι σύμβουλοι και κρατικοί φορείς έχουν επιστρατεύσει την χρήσιμη εμπειρία τους για να καταρτίσουν λίστες με ρεαλιστικές συμβουλές που πραγματικά μπορούν να δουλέψουν στην πράξη.

Έχουμε συγκεντρώσει από τη διεθνή αρθρογραφία τις καλύτερες συμβουλές που μπορούν να βελτιώσουν τις ιδιαίτερες συνθήκες που ζούμε. Επιπλέον, έχουμε προσθέσει το απαύγασμα της δικής μας εξειδίκευσης σε θέματα οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου στον εργασιακό χώρο.

1. Κάντε σύμμαχο τον φυσικό χώρο

Η καλή διαχείριση χρόνου ξεκινά από την οργάνωση του νου. Και η οργάνωση του νου είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την οργάνωση του χώρου μας. Διαχωρίστε “περιοχές” στο σπίτι σας, εξοπλιστείτε και ντυθείτε κατάλληλα:

  • Επιλέξτε ξεχωριστά δωμάτια ή περιοχές δωματίων για τα οποία θα ορίσετε συγκεκριμένες λειτουργίες. Για παράδειγμα, τα λίγα τετραγωνικά που έχετε ορίσει ως “γραφείο” στην κρεβατοκάμαρά σας είναι μόνο για δουλειά, το σαλόνι είναι μόνο για ελεύθερο χρόνο και το τραπέζι της κουζίνας είναι μόνο για τα γεύματα και την ώρα της σχολικής εργασίας των παιδιών.
  • Δείξτε συνέπεια στην οριοθέτηση που θα κάνετε στις διάφορες περιοχές του σπιτιού. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε τη σύνδεση μεταξύ του φυσικού χώρου και της διανοητικής εστίασης.
  • Διαμορφώστε έναν χώρο που θα σας ελκύει να περνάτε τον χρόνο σας. Μια υψηλής ποιότητας καρέκλα γραφείου είναι μία από τις καλύτερες επενδύσεις που μπορείτε να κάνετε. Ένα τραπεζάκι που είναι συμβατό υψομετρικά με την καρέκλα σας, είναι ένα πολύ καλό υποκατάστατο γραφείου. Φροντίστε να μη σκύβετε όταν δουλεύετε και σε αυτό μπορεί να βοηθήσει μια υπερυψωμένη βάση για φορητό υπολογιστή.
  • Έχοντας μια καθημερινή ρουτίνα – π.χ. να σηκωθείτε την ίδια ώρα κάθε μέρα και να φοράτε ρούχα που θα φορούσατε και δημόσια – θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε τη σωστή νοητική εστίαση. Και όταν εστιάζετε, διαχειρίζεστε το χρόνο σας πιο αποτελεσματικά.
  • Ντυθείτε σαν να πηγαίνετε στο γραφείο. Αν θέλετε μια πιο χαλαρή ενδυμασία, φορέστε οπωσδήποτε κάτι διαφορετικό από τα ρούχα με τα οποία ξυπνήσατε. Όταν τελειώσετε τη δουλειά, αλλάξτε ρούχα, για να βοηθήσετε το μυαλό σας να αποσυνδεθεί σε έναν βαθμό από τις ώρες εργασίας.

2. Θέστε ρεαλιστικές προσδοκίες

Συμφιλιωθείτε με την έννοια της ευελιξίας. Τόσο σε προσωπικό επίπεδο, όσο και αναφορικά με τους συνεργάτες σας. Η εργασία από το σπίτι δεν είναι ολόιδια με την εργασία στο γραφείο. Έχει σημασία, να έχουμε κατά νου πως:

  • Το ωράριο 9-5 δεν είναι απόλυτα εφικτό σε συνθήκες τηλεργασίας, ειδικά όταν ο εργαζόμενος έχει να φροντίσει παιδιά ή άτομα σε ανάγκη.
  • Αυτό που έχει σημασία είναι να έρθει το εργασιακό αποτέλεσμα, ακόμα και αν κάποιος επιλέξει να δουλέψει 10-4 το πρωί και 8-10 το βράδυ.
  • Και πάλι, κάποια πράγματα δεν θα γίνουν ακριβώς όπως στο γραφείο, γιατί στην τηλεργασία απουσιάζει η άμεση επικοινωνία.

3. Σχεδιάστε γραπτώς το πρόγραμμά σας

Ο προγραμματισμός σε γραπτή μορφή είναι πιο επιτακτικός από ποτέ. Καθώς, επίσης, και οι αμοιβαίες παραχωρήσεις. Ορίστε, κάποιες συμβουλές:

  • Αν στο σπίτι σας δουλεύουν και άλλα άτομα (συγκάτοικος, σύζυγος, γονιός, κλπ) συνδιαμορφώστε ένα πρόγραμμα που θα ορίζει: ποιος δουλεύει πότε, ποιος αναλαμβάνει δουλειές σπιτιού ή τα παιδιά, κλπ.
  • Θα είναι πιο εύκολο να αποφύγετε παρεξηγήσεις και να ακολουθήσετε το πρόγραμμα, εάν το τηρείτε γραπτώς. Κολλήστε το στο ψυγείο ή διαμορφώστε το ψηφιακά σε μια εφαρμογή (π.χ. Google Calendar) που θα διαμοιραστείτε με όλους τους εμπλεκόμενους.
  • Αν η φύση της εργασία σας ή η εταιρεία σας το επιτρέπει, δοκιμάστε τη “σπαστή”εργασια. Αυτό σημαίνει, συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα μέσα στην ημέρα, για επαγγελματικές και προσωπικές δραστηριότητες, και όχι αυστηρό συνεχόμενο ωράριο εργασίας. Σε έρευνα της εταιρείας Rober Half, το 73% των επαγγελματιών ανέφερε αυξημένη παραγωγικότητα με αυτή τη μέθοδο.
  • Φτιάξτε ρεαλιστικές To-Do lists.
  • Αποφύγετε να υπερ-προγραμματίζετε πράγματα.

4. Ανακαλύψτε τεχνολογικούς βοηθούς

Στο μυαλό μας αρέσει η οργάνωση, ιδιαίτερα όταν αυτή είναι απλή στην υλοποίηση. Ευτυχώς, προϋπήρχαν του Covid-19 αρκετές χρήσιμες εφαρμογές αύξησης της παραγωγικότητας. Υπάρχει ένα εκτενές άρθρο από το Εμπορικό Επιμελητήριο των Η.Π.Α. που συγκεντρώνει τις τεχνολογικές λύσεις που προσφέρονται σε συνθήκες τηλεργασίας. Ενδεικτικά:

  • Πολύ καλοί ψηφιακοί βοηθοί διαχείρισης έργων είναι οι εξής: TrelloAsanaJira, Monday.com. Εάν τους γνωρίζατε, τέλεια. Αν τους έχετε ακουστά, είναι καιρός να τους δώσετε μια ευκαιρία. Διευκολύνουν την ανάθεση εργασιών, την κατάτμηση έργων σε υπο-εργασίες, της παρακολούθησή τους και τη διαχείριση, τελικά, του χρόνου σας.
  • Δημοφιλείς λύσεις για αποθήκευση αρχείων σε κοινούς ψηφιακούς τόπους με πρόσβαση από συνεργάτες (το γνωστό cloud storage) είναι: Dropbox and Google Drive. Αφενός, έχετε απρόσκοπτη πρόσβαση σε όλους τους τύπους των αρχείων σας. Αφετέρου, είναι πιο εύκολο να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο και να αποφύγετε το πέρα-δώθε επεξεργασμένων εγγράφων.
  • Εάν σας ενδιαφέρει να μετράτε και να βελτιώνετε την παραγωγικότητά σας, δοκιμάστε τις εφαρμογές: TogglTodoist, focus booster και Timely.

5. Σεβαστείτε τη ροή της ενέργειάς σας

Έρευνες έδειξαν ότι το να έχουμε έναν σχεδιασμό για κάθε μέρα μπορεί να αυξήσει την αφοσίωσή μας στην εργασία. Όταν ξέρουμε τι πρέπει να ολοκληρώσουμε, η δουλειά μας αποκτά κατεύθυνση και σκοπό. Ορίστε, μερικές εύκολα επιτεύξιμες συμβουλές:

  • Κάντε ένα πλάνο για κάθε μέρα – χωρίζοντας τις μεγαλύτερες εργασίες σε επιμέρους μέρη, τα οποία θα είναι υλοποιήσιμα πιο σύντομα και πιο εύκολα.
  • Βάλτε τις πιο δύσκολες και υψηλότερης αξίας εργασίες νωρίτερα μέσα στη μέρα.
  • Ο Jeremiah Dillon (Head of Product Marketing της Google Apps for Work), προχωρά και σε πιο συγκεκριμένο σχεδιασμό:
    • Δευτέρα: Προγραμματίστε χαμηλότερης ενέργειας εργασίες, όπως στοχοθέτηση και οργάνωση, καθώς χρειάζεται προσαρμογή ο οργανισμός μας μετά από το ΣΚ.
    • Τρίτη, Τετάρτη: Εδώ η ενέργεια πιάνει τα υψηλότερα επίπεδά της, οπότε πραγματευτείτε τα πιο δύσκολα θέματα, όπως συγγραφή και επίλυση προβλημάτων.
    • Πέμπτη: Η ενέργεια αρχίζει πάλι να μειώνεται, επομένως προγραμματίστε, για παράδειγμα, τις συναντήσεις σας.
    • Παρασκευή: Έχουμε τα χαμηλότερα επίπεδα ενέργειας, επομένως, κάντε εργασίες που δεν πρέπει να ολοκληρωθούν αυθημερόν, όπως μακροπρόθεσμο σχεδιασμό και καλλιέργεια σχέσεων.

6. Ελαχιστοποιείστε τους περισπασμούς από τα social media

Εδώ τα πράγματα είναι απλά και αυστηρά:

  • Κάντε αποσύνδεση από τα social media κατά τις ώρες εργασίας.
  • Εναλλακτικά, απενεργοποιείστε τις ειδοποιήσεις κατά τις ώρες εργασίας.
  • Επιβραβεύστε τον εαυτό σας, κάνοντας ένα διάλειμμα από την εργασία, όπου θα σερφάρετε στα social media που σας χαλαρώνουν.

7. Δείτε τον ελεύθερο χρόνο σαν ένα “meeting”

Η τηλεργασία θέτει νέες προκλήσεις στη φυσική και διανοητική υγεία μας. Είναι σημαντικό να συμφωνήσουμε με τον εαυτό μας υγιείς ρουτίνες αποφόρτισης, όπως:

  • Τώρα που δεν χάνετε χρόνο στις μετακινήσεις, μπορεί να φανεί δελεαστικό να ξεκινήσετε την εργασία νωρίτερα και να τελειώσετε αργότερα από το καθορισμένο. Η τήρηση του ωραρίου είναι σημαντική για την αντοχή που απαιτούν οι καιροί.
  • Διασφαλίστε ότι κοιμάστε αρκετά και ότι τρώτε υγιεινά σε τακτά διαστήματα. Η έλλειψη ύπνου και η “νηστεία” προκαλούν εκνευρισμό και κατακόρυφη πτώση της ενέργειας.
  • Κάντε 10λεπτα διαλείμματα, όπως θα κάνατε και στο γραφείο. Έχετε πολύ ωραίες επιλογές για αποφόρτιση όπως, να μιλήσετε στο κατοικίδιό σας, να παίξετε με τα παιδιά σας, να καθίσετε σε μια αναπαυτική πολυθρόνα και να ακούσετε μουσική.
  • Καταχωρίστε το διάλειμμα στο ψηφιακό ημερολόγιό σας, όπως θα κάνατε και στα υπόλοιπα meetings. Έτσι, οι συνεργάτες σας θα μπορούν να το δουν και να μην σας ενοχλήσουν. Επιπλέον, το ημερολόγιο θα σας υπενθυμίσει την ώρα διαλείμματος.
  • Ξεκινήστε να κάνετε πλάνα για πιο μεγάλα διαλείμματα, όπως μελλοντικές διακοπές μέσα στο έτος.
  • Ασκηθείτε περπατώντας, κάνοντας διάδρομο, χορεύοντας, παρακολουθώντας ένα πρόγραμμα γυμναστικής στο διαδίκτυο.

8. Βάλτε όρια σε apps και e-mails

Η απομακρυσμένη πρόσβαση στο εταιρικό e-mail και όλες τις εφαρμογές, μπορεί να δυσκολέψει την ολοκλήρωση του ωραρίου εργασίας. Να τι μπορείτε να κάνετε:

  • Βάλτε ένα ξυπνητήρι λήξης εργασίας, την ώρα που πρέπει να φύγετε από το “γραφείο”.
  • Κλείστε τον υπολογιστή, και εάν είναι φορητός αποθηκεύστε τη συσκευή σε κάποιο μέρος, ώστε να μην τη βλέπετε. Έτσι, θα απαιτεί λίγο περισσότερο κόπο να ξανασυνδεθείτε.
  • Μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις για θέματα εργασίας.
  • Συμπεριλάβετε το ωράριο εργασίας σας στην ηλεκτρονική υπογραφή σας.

9. Μιλήστε ειλικρινά στους συνεργάτες σας

Η σωστή διαχείριση χρόνου είναι συνδεδεμένη με την καλή συνεργασία. Επικοινωνήστε ανοιχτά για τα ζητήματα που αντιμετωπίζετε λόγω των ιδιαίτερων συνθηκών. Συχνά θέματα προς συζήτηση αποτελούν:

  • Το τυπικό ωράριο μπορεί να μην είναι ρεαλιστικό, εάν έχετε οικογενειακές υποχρεώσεις. Ίσως είστε πιο παραγωγικοί όταν οι άλλοι στο σπίτι κοιμούνται, και αυτό είναι κάτι που πρέπει να επικοινωνήσετε.
  • Συμφωνήστε τους εργασιακούς στόχους, ξεκάθαρα. Μιλήστε για τους καθημερινούς στόχους, αλλά και τους στόχους καριέρας που σας απασχολούν.
  • Ζητήστε βοήθεια αν τη χρειάζεστε, εγκαίρως. Καλύτερα να γνωρίζουν οι συνεργάτες σας νωρίτερα παρά αργότερα ότι βρίσκεστε σε κάποια ανάγκη, πρακτική ή ψυχική.

10. Χαρείτε όσα πετυχαίνετε

Μπορεί οι συνθήκες να διαμορφώνουν μια πιο “βαριά” ψυχολογία. Όμως, είναι στο χέρι μας να την αναστρέψουμε. Αυτό μας κάνει πιο παραγωγικούς και βελτιώνει τη διαχείριση χρόνου. Για παράδειγμα:

  • Διαγράψτε όσες εργασίες ολοκληρώνετε. Αυτό δίνει μια αίσθηση ικανοποίησης, και ταυτόχρονα διαμορφώνει μια καταγραφή των επιτυχιών σας.
  • Επιβραβεύστε τον εαυτό σας όταν πετυχαίνετε κάτι. Ακόμα και το να παραγγείλετε έαν πιο premium καφέ, λειτουργεί προς αυτήν την κατεύθυνση.
  • Δώστε στον εαυτό σας την ευκαιρία να συνειδητοποιήσει όσα έχετε καταφέρει αυτήν την απαιτητική περίοδο.

Κλείνοντας

Η πορεία προς το τέλος της πανδημίας φαίνεται να είναι ένας μαραθώνιος, και όχι ένας αγώνας ταχύτητας. Συνεπώς, κάθε εξοικονόμηση δυνάμεων, μέσω σωστής διαχείρισης χρόνου, είναι πολύτιμη.

Ταυτόχρονα, η τηλεργασία θα παραμείνει ως πρακτική, με μεγαλύτερη ευρύτητα από την προ Covid-19 εποχή. Όποιος προπονηθεί από τώρα στην καλή οργάνωση αυτής της μορφής εργασίας, θα βγει σίγουρα κερδισμένος.


Στην Game Tree, προσφέρουμε εμπειρίες μάθησης πέρα από το συνηθισμένο.

Σχεδιάζουμε και υλοποιούμε customized προγράμματα εκπαίδευσης για στελέχη επιχειρήσεων, αξιοποιώντας τη βιωματική μάθηση και το εκπαιδευτικό παιχνίδι.

Περισσότερες πληροφορίες για τις υπηρεσίες μας μπορείτε να βρείτε εδώ.

Τι θα βρείτε εδώ

E-Books και αρθρογραφία που έχει δημιουργήσει η ομάδα της Game Tree και νέα από τη δραστηριότητα μας και τον χώρο της ενδοεπιχειρησιακής εκπαίδευσης και του πεδίου της εκπαίδευσης ενηλίκων.

Κατηγορίες

Συνεχίζοντας να χρησιμοποιείτε την ιστοσελίδα, συμφωνείτε με τη χρήση των cookies. Περισσότερες πληροφορίες.

Οι ρυθμίσεις των cookies σε αυτή την ιστοσελίδα έχουν οριστεί σε "αποδοχή cookies" για να σας δώσουμε την καλύτερη δυνατή εμπειρία περιήγησης. Εάν συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτή την ιστοσελίδα χωρίς να αλλάξετε τις ρυθμίσεις των cookies σας ή κάνετε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο" παρακάτω τότε συναινείτε σε αυτό.

Κλείσιμο