Διαχείριση έργου – πώς να αντιμετωπίσετε την πολυπλοκότητα!

Διαχείριση έργου – πώς να αντιμετωπίσετε την πολυπλοκότητα!

Τα “έργα”, μικρά ή μεγάλα, μπορούν να αγχώσουν το άτομο που θα τα διαχειριστεί, πολύ πριν ακόμα ξεκινήσουν. Ευτυχώς, υπάρχει τρόπος να τα οργανώσουμε, ώστε να μην τα φοβόμαστε, αλλά αντιθέτως να χαιρόμαστε με την απόδοσή μας σε αυτά!

 

Πώς ορίζεται το “έργο”

Όλοι έχουμε μια ιδέα για το τι σημαίνει “έργο” (project).

Το PMI (Project Management Institute) το ορίζει ως την προσωρινή ανάληψη προσπάθειας για τη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος.

  • Ένα έργο θεωρείται “προσωρινό”, διότι έχει αρχή και τέλος, καθώς επίσης και ενδιάμεσα στάδια.
  • Επιπλέον, χαρακτηρίζεται ως “μοναδικό”, μιας και δεν αφορά σε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία. Είναι περισσότερο ένα σύνολο (α) λειτουργιών που σχεδιάζονται και (β) πόρων που συνδυάζονται, για τον συγκεκριμένο σκοπό του έργου.

Ένα έργο μπορεί να είναι περισσοτερο ή λιγότερο πολύπλοκο. Ας δούμε τα κριτήρια που καθορίζουν τον βαθμό συνθετότητάς του.

 

Τι κάνει ένα έργο “πολύπλοκο”

Ας ξεκαθαρίσουμε, καταρχάς, πως η πολυπλοκότητα δεν έχει να κάνει μόνο με το μέγεθος του έργου, σε χρόνο ή χρήμα.

Στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον τα περισσότερα έργα θα μπορούσαν να χαρακτηριστούν ως πολύπλοκα.

Σύμφωνα με το Queensland University of Technology (QUT) από το  Brisbane της Αυστραλίας, τα χαρακτηριστικά των πολύπλοκων έργων είναι:

  • αβεβαιότητα για την έκβαση
  • ασάφεια των βασικών παραμέτρων
  • σύνθετες αλληλεπιδράσεις ατόμων
  • εξωτερικές επιδράσεις

Η Kitty B. Haas, Σύμβουλος σε πολύπλοκα έργα, προσθέτει ακόμα τα χαρακτηριστικά:

  • πολλές πηγές επιρροής
  • μη προβλεψιμότητα
  • ταχύτατες αλλαγές

Για να είμαστε ειλικρινείς, στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον τα περισσότερα έργα θα μπορούσαν να χαρακτηριστούν ως πολύπλοκα. Ενδεικτικά, κάποιοι από τους λόγους: ο όγκος της διαθέσιμης πληροφορίας που μπορεί να αξιοποιηθεί σε ένα έργο είναι τεράστιος, η τεχνολογία μπορεί πλέον να ενώνει γεωγραφικές περιοχές και ανθρώπους διαφορετικών ομάδων, οι απαιτήσεις των ενδιαφερόμενων μερών (οι γνωστοί ‘stakeholders’) είναι αυξημένες.

Αυτό που βοηθάει στη διαχείριση της πολυπλοκότητας είναι η κατάτμησή της σε αυτοτελή μέρη. Το πρώτο βήμα προς αυτήν την κατεύθυνση είναι να διακρίνουμε τα στάδια διαχείρισης ενός έργου.

 

Τα στάδια διαχείρισης έργου

Είτε ένα έργο είναι πολύπλοκο, είτε πιο απλό, ακολουθεί πέντε στάδια. Σύμφωνα με το PMI (αλλά και την εμπειρία μας), αυτά είναι:

  1. Εκκίνηση (Initiating)
  2. Σχεδιασμός (Planning)
  3. Εκτέλεση (Executing)
  4. Παρακολούθηση και Έλεγχος (Monitoring and Controlling)
  5. Κλείσιμο (Closing)

Μπορεί να ακουστεί τετριμμένο, ωστόσο και τα πέντε αυτά στάδια είναι σημαντικά και μπορούν να επηρεάσουν την επίτευξή του. Δεν ισχύει ότι μπορούν θα σωθούν τα πράγματα στο τέλος, ακόμα και αν δεν προσέξουμε την αρχή. Ούτε ότι μια δυνατή αρχή μπορεί να μας εφησυχάσει και να χαλαρώσουμε στη συνέχεια.

Όλα τα στάδια είναι σημαντικά. Δεν θα επιτύχω αν δώσω έμφαση σε ένα και χαλαρώσω στα άλλα.

Σε όλες τις φάσεις ενός έργου, υπάρχουν πράγματα που μπορούμε να κάνουμε για να έχουμε μια ομαλή ροή, χωρίς πολλές δυσάρεστες εκπλήξεις. Είναι οι γνωστές “καλές πρακτικές”.

 

Καλές πρακτικές

Υπάρχουν εκτενή άρθρα και πλούσια βιβλιογραφία για τη διαχείριση έργων, εκπαιδευτικά προγράμματα και διεθνείς πιστοποιήσεις. Σίγουρα, η πληροφόρηση και η κατάρτιση μόνο βελτιώσεις μπορεί να επιφέρει σε όποιον διαχειρίζεται έργα.

Ωστόσο, αν κοιτάξουμε στον πυρήνα της διαχείρισης έργου, πάντα θα καταλήξουμε σε ορισμένα βασικά στοιχεία. Θα μπορούσαμε να τα χωρίσουμε σε δύο κατηγορίες.

  • Καλές πρακτικές στη διαδικασία: καποια στοιχεία αφορούν στη διαδικασία διαχείρισης του έργου (σε περισσότερο τεχνικά χαρακτηριστικά δηλαδή)
  • Καλές πρακτικές στις σχέσεις: κάποια στοιχεία αφορούν στις κοινωνικές ικανότητες που πρέπει να διέπουν τις αλληλεπιδράσεις των ανθρώπων

Έχουμε συγκεντρώσει αυτά που, κατά τη γνώμη μας, αναδεικνύονται ως τα πιο σημαντικά στις δύο αυτές κατηγορίες.

Σε περίπτωση που θέλετε να διαβάσετε ακόμα περισσότερα, μπορείτε να μεταβείτε σε ηλεκτρονικά περιοδικά εδώ, εδώ και εδώ.

 

A. Καλές πρακτικές στη διαδικασία

Σε όλες τις παρακάτω συμβουλές ισχύει η υπόθεση ότι είστε ο Project Manager (Υπεύθυνος Έργου).

1. Ξεκαθαρίστε τις προσδοκίες από την αρχή

Είναι απαραίτητο να γνωρίζουν οι συνεργάτες σας ποιες ακριβώς είναι οι προσδοκίες σας από εκείνους (για παράδειγμα, ποια ποιότητα εργασίας αναμένετε ή σε ποιο βαθμό φτάνει η ευθύνη τους). Εννοείται, βεβαίως, ότι εάν σας έχει ανατεθεί ένα έργο από πελάτη, τότε είναι εξαιρετικά σημαντικό να ξεκαθαριστούν και οι δικές του προσδοκίες και να συμφωνήσετε σε αυτά που μπορείτε να παράσχετε – χωρίς να λέτε “ναι” ενώ δεν είστε σίγουροι για τα προαπαιτούμενα!

2. Καθορίστε τις επιμέρους παραμέτρους

  • Παραδοτέα
  • Κόστη
  • Χρονοδιάγραμμα
  • Διαθέσιμοι πόροι
  • Ενδιαφερόμενα μέρη

3. Καταγράψτες τις παραμέτρους και τα βήματα και αποσπάστε τη δέσμευση της ομάδας έργου

Όλες οι βασικές παράμετροι του έργου, αλλά και τα επιμέρους βήματα, πρέπει να υπάρχουν σε γραπτή μορφή (ηλεκτρονική ή/και έντυπη), όχι μόνο για να τις θυμάστε εσείς – αλλά κυρίως για να είναι όλη η ομάδα έργου εναρμονισμένη ως προς αυτές, ανά πάσα στιγμή. Είναι απαραίτητο να έχουν κατανοήσει οι συνεργάτες σας, εξ αρχής, όλες τις λεπτομέρειες. Και να μπορούν να λειτουργούν ως ομάδα με κοινό στόχο, και όχι ως μονάδες που παίρνουν πρωτοβουλίες, χωρίς να τις επικοινωνούν στα υπόλοιπα μέλη. Η έννοια της πειθαρχίας είναι σημαντική για εσάς και τους συνεργάτες σας, καθώς στην πορεία ενός πολύπλοκου έργου προκύπτουν αγχώδεις και απροσδόκητες καταστάσεις, που απαιτούν να λειτουργήσετε σαν καλοκουρδισμένο ρολόι.

4. Θέστε μετρήσιμα κριτήρια επιτυχίας

Τόσο αναφορικά με την εσωτερική αποτελεσματικότα (πώς αποδίδετε εσείς και οι συνεργάτες σας), όσο και με την εξωτερική (πώς σας κρίνουν όσοι επηρεάζονται από το έργο).

5. Ακολουθήστε ένα πρότυπο (template)

Δεν χρειάζεται να ανακαλύψετε τον τρόχο όταν οργανώνετε ένα έργο! Υπάρχουν έτοιμες λίστες με τις υπο-εργασίες που συνθέτουν ένα έργο. Μια καλή πηγή έμπνευσης, για παράδειγμα, είναι τα πρότυπα της Redbooth. Αυτές οι λίστες μπορούν να αποτελεσουν το έναυσμα της οργάνωσης του έργου, ώστε να δομήσετε τη δική σας μοναδική λίστα, που θα εξυπηρετήσει τους στόχους που έχετε θέσει.

6. Τηρήστε ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης

Η διαχείριση ενός έργου συνεπάγεται πληθώρα εντύπων, αρχείων, e-mail, κλπ. Χρειάζεται να έχετε αποφασίσει από την αρχή πώς θα τα αρχειοθετείτε, ώστε να μπορείτε να βρείτε γρήγορα αυτό που ψάχνετε.

7. Ελέγξτε την πρόοδο βάσει του αρχικού σχεδιασμού

Είναι σημαντικό να ελέγχετε την εξέλιξη του έργου κατά τη διάρκεια του. Για παράδειγμα, εάν ολοκληρώνονται αποτελεσματικά τα στάδιά του, εάν τηρούνται οι προθεσμίες και εάν επαρκούν οι πόροι. Μια καλή πρακτική, επίσης, είναι να τηρείτε ένα ημερολόγιο της πορείας των εργασιών, ώστε αφενός να κάνετε στο τέλος την αυτο-αξιολόγησή σας, και αφετέρου να έχετε βελτιωμένη απόδοση σε επόμενο έργο.

8. Κάντε συχνές συναντήσεις

Σε αυτές, θα έχετε την ευκαιρία να μοιραστείτε με τους συνεργάτες σας τα νέα που έχουν προκύψει αναφορικά με την πορεία του έργου, αλλά και να συζητήσετε πώς αποδίδει η ομάδα (συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σας) έως τότε.

9. Αξιολογήστε το αποτέλεσμα του έργου

Ο απολογισμός ενός έργου είναι πάρα πολύ σημαντικός, ακόμη και αν θα αξιοποιηθεί μόνο εσωτερικά. Σε αυτόν, μπορείτε να συμπεριλάβετε στοιχεία ποσοτικά (π.χ. τελικός αριθμός εμπλεκόμενων) και ποιοτικά (π.χ. σχόλια αξιολόγησης).  Ο απολογισμός βοηθά στον εντοπισμό των περιθωρίων βελτίωσης, και βεβαίως, σας δίνει την ευκαιρία να “γιορτάσετε” όσα καταφέρατε να επιτύχετε!

10. Αξιοποιήστε τα ειδικά λογισμικά (software) που υπάρχουν

Υπάρχουν αρκετές ιστοσελίδες και εφαρμογές που προσφέρουν βοήθεια στην οργάνωση ενός έργου. Δύο δημοφιλείς εφαρμογές που αξιοποιούνται από εταιρείες όπως η Dropbox, το Pinterest, οι The New York Times και το Tumblr – αλλά και από εμάς 🙂 – είναι οι ακόλουθες:

Και οι δύο εφαρμογές προσφέρονται δωρεάν στη βασική τους έκδοση (είναι εξαιρετικά επαρκής), μπορούν να χρησιμοποιηθούν από υπολογιστή, tablet ή/και κινητό τηλέφωνο και είναι απόλυτα φιλικές προς τον χρήστη. Τόσο οι οθόνες όπου οργανώνεται το έργο, όσο και οι επιμέρους δυνατότητες που προσφέρουν οι εφαρμογές (πχ ανάθεση σε άτομα στην ομάδα, “επισκέπτες” στην εφαρμογή, ευέλικτες υπο-λίστες, κλπ) καθιστούν τέτοιου είδους εργαλεία πολύ βοηθητικά στην οργάνωση ενός πολύπλοκου (ή μη) έργου.

 

B. Καλές πρακτικές στις σχέσεις

1. Αποδεχτείτε τον ρόλο του ηγέτη του έργου

Είστε ο υπεύθυνος για να παραμείνει το έργο στον σωστό δρόμο, ιδιαίτερα όταν τα πράγματα πιέζονται. Είναι σημαντικό να αγκαλιάσετε αυτόν τον ρόλο και να ηγηθείτε της ομάδας έργου, να φροντίζετε για την τήρηση των προθεσμιών, την παρακολούθηση του προϋπολογισμού και την οργάνωση των συνεργατών με ηρεμία και ευαισθησία.

“Οι ηγέτες πρέπει να είναι μαζορέτες και μπουλντόζες την ίδια στιγμή”

έχει δηλώσει η Tera Simon, ειδική στη διαχείριση έργων, με πολλές σχετικές ομιλίες στο βιογραφικό της. Και αυτό διότι ο Project Manager χρειάζεται να διαχειρίζεται ταυτόχρονα τα μικρά αλλά και τα μεγάλα στοιχεία του έργου, και να φροντίζει για την αρμονική συνύπαρξη όλων των εξελίξεων.

Και τι ωραία που θα ήταν όλα να προχωρούν κατ’ ευχήν… Αλλά συνήθως αυτό δεν συμβαίνει!

Σε αυτές τις περιπτώσεις είναι σημαντικό να έχετε εφεδρικά πλάνα και εναλλακτικές, που έχουν καθοριστεί ήδη από τα πρώτα στάδια οργάνωσης του έργου. Επίσης, βοηθά η τακτική αμφίδρομη επικοινωνία με τους κύριους ενδιαφερόμενους.

2. Προσαρμοστείτε

Όταν αλλάζουν οι συνθήκες απροσδόκητα, χρειάζεται να το αποδεχτείτε σύντομα και να αναθεωρήσετε προθεσμίες, πόρους, κλπ. Σίγουρα, οι αλλαγές δεν είναι εύκολες όταν διακυβεύονται σημαντικά πράγματα, ωστόσο, εάν είναι αναπόφευκτες, καλύτερα να γίνουν χωρίς καθυστέρηση.

3. Επικοινωνήστε

Στη διαχείριση ενός έργου βοηθά η διαφάνεια στην επικοινωνία, από και προς όλες τις πλευρές, καθώς όσο περισσότεροι άνθρωποι συμβάλλουν στο έργο με τις γνώμες, τη σκέψη και την προνοητικότητά τους, τόσο μειώνεται το ρίσκο να μην πάει κάτι καλά. Και το πιο σημαντικό είναι πως η διαφάνεια στην επικοινωνία ενδυναμώνει τις σχέσεις.

4. Συνεργαστείτε

Τα έργα, πολύπλοκα ή μη, είναι ενεργοβόρα, και συχνά ψυχοφθόρα, λόγω του υψηλού επίπεδου άγχους που συνεπάγονται. Ένα αντιστάθμισμα αυτών των φαινομένων, είναι η καλή συνεργασία. Και η καλή συνεργασία, όσο παράδοξο και αν μπορεί να ακουστεί, δεν εξαρτάται μόνο από την καλή πρόθεση, αλλά σε έναν μεγάλο βαθμό και από την ορθή οριοθέτηση. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για αυτό σε προηγούμενο άρθρο μας.

 

Τελικά

Η διαχείριση ενός έργου δεν είναι κάτι που πρέπει να φοβάστε! Με αρκετή (αυτο)πειθαρχία και οργάνωση, όλα είναι εφικτά. Μάλιστα, όσο πιο δύσκολο είναι ένα έργο, τόσο πιο πολύ θα σας ενδυναμώσει η ολοκλήρωσή του – ακόμα και αν το αποτέλεσμα δεν φτάσει στα υψηλότερα στάνταρ που θέσατε, τα μαθήματα που θα πάρετε θα είναι πολλά και σημαντικά για την περαιτέρω ανάπτυξή σας! 😉